Les 5 fondamentaux du « problem solving »

Au travail, à l’école et même dans la vie personnelle, nous sommes souvent confrontés à des situations inattendues. La capacité à trouver efficacement des solutions à des problèmes complexes est une compétence essentielle à maîtriser. Les principes de « problem solving » ont été éprouvés dans de nombreuses industries de premier plan, telles que le conseil en gestion et la stratégie commerciale.

En prenant du recul et en appliquant les principes fondamentaux de la résolution de problèmes, les questions difficiles de clients (internes comme externes !) peuvent être décomposées et résolues rapidement et efficacement.

Chez DataMa, où nous sommes spécialisés en data analyse, nous proposons des formations et des ateliers interactifs en entreprise pour enseigner ces compétences clés, que nous avons résumées ci-dessous en 5 points essentiels

Top-Down

Souvent, lorsque nous sommes confrontés à un problème difficile, nous sommes submergés par un grand nombre d’informations, et nous ne savons pas par où commencer, ou nous nous retrouvons coincés à accomplir des tâches insignifiantes qui ne contribuent pas à la solution globale.

Il est alors utile de penser à avoir une approche « Top Down » pour trouver la solution la plus efficace. Cette approche donne la priorité à la recherche d’une réponse. Il n’est pas utile d’effectuer un grand nombre d’analyses ou de recherches lorsque ce que vous voulez vraiment, c’est un livrable, qu’il s’agisse d’un document à rendre, d’un produit à livrer à un client ou d’une présentation. En fin de compte, ce dont vous avez besoin, c’est d’une réponse, pas d’une analyse.

Il est important de se rappeler que vous n’avez pas besoin de « boil the ocean », c’est-à-dire faire trop de choses sur un champ trop large qui ne mènent pas à une solution. Il n’est pas possible d’analyser toutes les données à votre disposition, ni de faire des recherches sur tous les aspects d’un sujet : Vous devez établir des priorités sur la base d’une question directrice.

Cette question directrice peut souvent être créée à l’aide d’une analyse axée sur des hypothèses. Le fait d’avoir une réponse directrice basée sur vos hypothèses initiales évite une approche désordonnée. Cette réponse a priori, dite « answer first », est un bon moyen de démarrer une analyse ou un projet – si votre réponse s’avère incorrecte, vous serez au moins au courant de ce qui ne fonctionne pas.

L’approche “Top Down” vous permet de toujours avoir quelque chose à présenter à un client et de disposer d’un produit livrable. Au lieu de vous concentrer sur les détails, vous abordez les choses du point de vue du client, et vous pourrez toujours approfondir les points à développer si vous avez plus de temps ou si vous devez faire des ajustements. Le temps que vous passerez à peaufiner et à ajouter à l’analyse pourrait être interminable :En commençant par la fin, vous êtes sûr d’avoir au moins un produit viable si vous devez vous arrêter plus tôt que prévu.

80/20

Le principe du « 80/20 » vient du constat qu’on priorisant correctement une analyse, on peut atteindre généralement 80% du résultat final avec 20% d’effort. Ce principe peut également être appelé le principe de Pareto ou l’analyse de Pareto. En gardant ce principe à l’esprit, vous pouvez vous assurer que le gros de votre travail est terminé rapidement, en vous laissant le reste du temps pour autre chose.

La première étape de l’application de ce principe consiste à définir l’objectif de votre analyse ou de votre projet. Vous devez comprendre la taille et la portée de votre rendu final pour savoir ce qui en constitue 80%, ou 20%. En particulier lorsque vous travaillez avec un client ou des parties externes, il est essentiel de communiquer sur la complexité d’un projet, et d’expliquer le temps et le coût estimés. Cela permet de garantir une compréhension mutuelle tout au long du projet.

L’utilisation du raisonnement et de l’analyse Pareto est essentielle pour chaque étape d’un projet. Les étapes telles que poser des questions, préparer la donnée, effectuer les analyses et présenter les résultats doivent toutes s’achever une fois que 80 % de la valeur est atteinte. Donnez toujours la priorité aux tâches les plus simples afin de concentrer le gros de votre travail et d’en faire plus plus rapidement.

Keep it Simple

Il est tentant de s’enthousiasmer pour tout ce que vous avez appris et réalisé lors d’une analyse, puis de tout inclure dans le livrable final. Mais cela peut être accablant et déroutant pour le destinataire. Quel que soit le projet, il est important que vous ayez votre public en tête pour créer quelque chose qu’il soit capable de comprendre. Souvent, la manière la plus simple de transmettre un concept est la plus efficace.

Si un client ne comprend pas votre recommandation, il n’en fera rien, et si un livrable n’est pas clair, tout le travail qui a mené aux conclusions sera perdu. Tout n’a pas besoin d’être expliqué.

Enfin, non seulement le contenu est important, mais l’esthétique est également essentielle. En particulier dans le cas d’un travail pour le compte d’un client, l’adhésion est souvent le résultat d’une présentation attrayante ; veillez donc à prendre en compte le temps et le coût nécessaires pour mettre au propre votre produit final.

La reformulation

Souvent, ce que le client demande n’est pas vraiment ce qu’il veut. Assurez-vous de prendre le temps de discuter et de comprendre le problème du client, ou de valider les attentes sur le livrable que vous produisez. La communication est essentielle pour s’assurer que vous travaillez sur la bonne chose. Une communication et un dialogue ouvert peuvent amener à soulever des questions auxquelles même le client n’a peut-être pas pensé, ce qui permet d’avoir une idée plus claire d’un meilleur livrable.

Il peut être utile d’essayer de ramener une nouvelle question a une question similaire proposée précédemment. Ce faisant, vous pouvez gagner un temps important en reprenant la méthode de résolution d’une question déjà résolue. Cela peut demander un peu d’effort conceptuel pour arriver à classer les questions par typologie et par méthode de résolution, mais peut avoir une grande valeur

 

Les arbres de décision

Lorsque vous êtes confronté à un problème particulièrement vaste ou complexe, il peut être difficile de savoir par où l’attaquer. La formation d’un cadre MECE (Mutually Exclusive Collectively Exhaustive, mutuellement exclusif et collectivement exhaustif), souvent conçu comme un arbre de décision, permet de décomposer et de hiérarchiser les différentes parties du problème, pour finalement aboutir à la solution.

L’élaboration d’un arbre de décision efficace nécessite souvent une bonne compréhension du processus opérationnel ou de la portée et du contexte du projet. Prendre le temps de comprendre les éléments essentiels et former un arbre de décision clair facilitera le déroulé de l’analyse. Structurer le problème et communiquer les résultats de votre travail sera plus facile avec un arbre de décision clair.

Gardez à l’esprit l’approche « design-to-cost », qui vise à optimiser le temps, l’énergie et les ressources totales nécessaires pour produire un rendu livrable. Cela nécessite une analyse et une optimisation, ainsi que la prise en compte des attentes du client.

Conclusion

L’amélioration de vos compétences en matière de résolution de problèmes peut avoir un impact tant sur le plan personnel que professionnel. En appliquant ces 5 principes fondamentaux pour développer vos capacités de réflexion analytique, vous serez en mesure de vous adapter facilement et de manière indépendante aux futurs défis personnels et professionnels.

Si votre entreprise est intéressée par une formation professionnelle pour votre équipe, que ce soit sur la résolution de problèmes ou sur d’autres sujets liés à l’analyse de donnée, n’hésitez pas à nous contacter ici.


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